Lo que no se ve. La colección alojada en los depósitos de la Biblioteca de la AECID

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La Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) alberga dos colecciones históricas especializadas en el mundo hispanoamericano y árabe, además de otra más reciente de temática relacionada con la cooperación, siendo las tres un referente en sus especialidades, no sólo en España sino también en el resto del mundo. Por eso recibe a usuarios nacionales e internacionales interesados en diferentes líneas de investigación, como el Protectorado español en Marruecos, diversos autores latinoamericanos, pintura de México o los cronistas de Indias.

La Biblioteca de la AECID, como se ha señalado, se divide en estas tres colecciones:

• Biblioteca Hispánica (BH): su origen se remonta al Consejo de la Hispanidad (1940), cuya biblioteca contaba con unos 6.000 títulos, el cual fue sustituido por el Instituto de Cultura Hispánica (ICH). La BH continuó incrementando sus fondos, especializados en humanidades y ciencias sociales sobre Iberoamérica.
• Biblioteca Islámica (BI): creada en 1954 por el jesuita Félix María Pareja es una referencia en el mundo árabe e islam porque su especialización es única en España. Entre sus fondos, con un 30% en lengua árabe, destacan los relacionados con al-Andalus o los procedentes del Magreb.
• Biblioteca de Cooperación (BiCE): comienza en los años 80 sobre la base de una colección bibliográfica de temática enfocada en la cooperación al desarrollo siguiendo las funciones y objetivos de la institución a la que pertenece.

Instalaciones para los recursos documentales

Hasta finales del año 2024 la sala de lectura, que estaba distribuida en dos plantas, se ha situado en la construcción diseñada para uso bibliotecario por los arquitectos José Fernández del Amo y Antonio Fernández Alba. Por motivos de organización y reestructuración de los espacios, ha sido trasladada a una nueva ubicación en la parte frontal del edificio principal. El traslado ha requerido una serie de trabajos de reubicación de las colecciones de referencia a los depósitos, ya que la nueva sala tiene dimensiones más reducidas.

El edificio se construyó pensando en el futuro para contener 2.000.000 de documentos. El resultado es que anexo a las salas de lectura se levanta una torre de siete plantas y nueve depósitos, construida como un silo, donde descansan los documentos mientras no se usan, y que actualmente contiene cerca del millón de documentos. Los libros se ordenan por número currens o correlativo para un mejor aprovechamiento del espacio, sin organizaciones temáticas, que corresponden a las búsquedas por materias en el catálogo. Se identifican con una signatura topográfica en la que normalmente se indica el número de la planta, a excepción de las colecciones donadas cuya signatura comienza con las iniciales del nombre y/o apellido del donante. Si un libro se extrae para su consulta, préstamo o para ser expuesto, se coloca un testigo que explica ese uso y permite mantener el orden establecido.

El fondo que no se ve y, sin embargo, es de gran relevancia documental, se encuentra distribuido de la siguiente manera:

• Planta 0: cuenta con dos depósitos, uno para la BI (3.360 metros lineales), donde se ubican las monografías, las revistas sobre el mundo árabe e islámico y las colecciones donadas (de reserva) por prestigiosos investigadores y diversas embajadas, entre otras las de España en Rabat o en Irak. En menor medida hay mapas, material multimedia, fotografías, postales y materiales efímeros intercalados. También se encuentran tres colecciones, en compactus, pertenecientes a la BH: Colección Ballesteros, compuesta por monografías, revistas y archivo, integrada por más de 13.000 ejemplares, y dos colecciones que versan sobre diversas temáticas de los países europeos.
  El segundo depósito está destinado íntegramente a monografías de la BH. En estos espacios el almacenamiento es mayoritariamente de tipo compactus, sistema de estanterías que se pueden mover individualmente o varias a la vez, por lo que ocupa menos espacio físico. Este sistema existe en esta planta porque, al pesar más, solo puede ser instalado en las plantas inferiores.
• Planta 1: al igual que en la planta 0, hay dos depósitos, el primero destinado a las monografías de la BH y el otro, con una separación (por motivos de seguridad), a la colección de revistas de la BH, los archivos como el Archivo Fotográfico de Comunicación (AFC), el Archivo de Pedro Grases, archivo de la revista Mundo Hispánico y la Colección Artística.
  Esta última consta de dibujos calcográficos, grabados, fotografías, diapositivas, planos, mapas, etc. entre los que destacan obras como: el plano del pueblo de La Candelaria de las misiones jesuíticas de guaraníes del Virreinato del Río de la Plata (1759-1793, la colección de 30 estampas al aguafuerte y acuarela por encargo de Carlos III: “Peces y demás producciones marítimas de España” por Miguel Cros y del mal atribuido como autor, Juan Bautista Bru (s. XVIII), doscientos treinta álbumes con cuatro mil ilustraciones de Miguel Ourvantzoff (1897-1980), el fondo gráfico de Francisco Mújica Díez de Bonilla (1899-1979) y el mapa del Perú de Antonio Raimondi (1887-1897), entre otras.
  Este fondo lo encontramos bien organizado en planeros o archivos horizontales, con las medidas de preservación adecuadas. Asimismo, cada documento, por sus características y condiciones, se protege de forma individual con material de conservación como fundas de poliéster, entelado, cajas de conservación, carpetilla, tubos, tisú, cartapacios de gran tamaño, etc.
• Planta 2: monografías de la BH, entre las que cabe citar, sin signatura propia, las de Carlos Miguel Suárez Radillo, sobre teatro, y de Juan F. Marguch, especialista en Juan Domingo Perón, así como una gran variedad de CDs y DVDs.
• Planta 3: acoge el fondo antiguo (anterior a 1900) y raro (así denominamos al material singular) con cerca de 13.000 ejemplares de las BH y BI (1.409 metros lineales), entre los que se incluyen las cartoneras, libros fabricados de modo artesanal y encuadernados con material de reciclaje. En este fondo se localizan las colecciones de José María Chacón y Calvo, diplomático y escritor cubano, José Velarde y Nareda donde destacan las obras sobre Filipinas, Gerardo Diego con unos 800 ejemplares, Eugenio D’Ors con unos 1.000 ejemplares, que se encontraban dispersos por el fondo y de los que todos no han podido ser identificados aún, Antonio Graiño, la más valiosa, con 1.400 ejemplares relativos principalmente a la colonización española de América.
• Planta 4: acoge las últimas adquisiciones de la BH, incorporadas a la colección por distintas vías, como compra, canje con otras instituciones o donación de particulares.
• Plantas 5: contiene monografías de BH y de BiCE (1.335 metros lineales), fondo sonoro (Altavoz Cultural Hispánico), colección Filipinas y Biblioteca de la UNESCO. Aquí se han instalado, además, las obras de libre acceso de la antigua sala de lectura, tanto de BiCE como la donación de Casa Árabe a la Biblioteca Islámica.
• Planta 6: además de monografías de la BH ya existentes, se ha traslado a este depósito la colección de referencia de BH que se encontraba en la antigua sala de lectura. Como elementos especiales es posible resaltar los títulos sobre Guinea Ecuatorial y los de la poeta uruguaya Idea Vilariño.

Con el fin de que la colección bibliográfica y documental sea conservada en óptimas condiciones para generaciones futuras, se llevan a cabo una serie de tareas destinadas al mantenimiento del fondo, por ejemplo, el control de las condiciones ambientales en los depósitos, la humedad con valores aconsejables de entre el 40% y el 60% y una temperatura media comprendida entre los 16º y los 21º C.  Para facilitar estas condiciones se ha de procurar una buena circulación del aire, utilizar humificadores o hacer limpieza frecuentemente. Así mismo se realizan inventarios periódicos para detectar la pérdida de documentos.

En la planta primera y en la tercera existe un sistema antincendios que utiliza un gas que no daña el papel. Además, el depósito 1 de revistas se dividió en dos por normas de seguridad. Todos los depósitos están cerrados y no se admite la entrada de personal no autorizado.

Mobiliario bibliotecario

Las distintas formas de almacenamiento empleadas no sólo sirven para la buena conservación de los documentos, sino que también facilitan la tarea de los bibliotecarios a la hora de localizarlos. De ahí que la gran variedad de formatos y tipología documental de esta colección patrimonial requiera el siguiente mobiliario para su colocación:

• Estanterías: pueden ser del modelo abierto o de tipo compactus, del que ya se ha hablado y están destinadas al almacenamiento tanto de monografías como de publicaciones periódicas. Previamente a su colocación, los documentos se tallan, agrupándolos por tamaño, para aprovechar mejor el espacio entre baldas. Mientras que los folletos, publicaciones de menos de 50 páginas, se juntan en cajas. Este método también se aplica a los números de revistas que, por su formato, no se sostienen en modo vertical. Los documentos personales pertenecientes a los donantes, como el Archivo Chacón y Calvo o la colección de partituras de la BH, se disponen en cajas adecuadas para su óptima conservación mientras que los ejemplares de gran tamaño se colocan en horizontal.
• Planeros y ficheros: para guardar planos, mapas o documentos de gran tamaño; algunos con cajones donde se colocan desplegados mientras que otros se almacenan en tubos. Por su parte en los ficheros se colocan microfilms o microfichas.
• Expositores, revisteros y multimedia: suelen hallarse en zonas de libre acceso. En los revisteros se pueden consultar los últimos años de las publicaciones periódicas, mientras que en los expositores se muestran las novedades o lo que la biblioteca considere de interés. El mobiliario de multimedia está destinado a formatos de contenido sonoro o visual, CDs, DVDs, VHS, etc.

Documentos singulares conservados en los depósitos de la Biblioteca de la AECID

Todo lo descrito, los depósitos y el mobiliario, además de los trabajos técnicos que se realizan en una biblioteca (adquisición de documentos, catalogación, sellado, clasificación y, finalmente, la colocación en los depósitos), dan como resultado una rica y variada colección documental que esta institución pone a disposición de todo el que esté interesado en conocerla.

Los documentos se pueden consultar mediante el catálogo y la Biblioteca Digital (BIDA). Además, es posible contemplar todos estos tesoros concertando visitas guiadas con los bibliotecarios.

La Biblioteca de la AECID posee una rica colección de revistas iberoamericanas de variada temática, desde arquitectura, educación, literatura, etc., que en muchas ocasiones no son accesibles para los investigadores en las bibliotecas de los países donde se editan, en el caso de las publicaciones cubanas o venezolanas.

Entre los materiales especiales del depósito se hallan algunos archivos de nuestros donantes, un material delicado porque pueden contener documentos manuscritos, con distintos tamaños que no resiste cualquier manipulación.

Como no es posible nombrarlo todo ni pretendemos ser exhaustivos, se recoge un pequeña selección de documentos singulares:

• Plano del pueblo de La Candelaria (1759-1793)
• Archivo Pedro Grases. Humanista, historiador, bibliógrafo y editor hispano-venezolano.
• Mundo Hispánico. Revista publicada por el Instituto de Cultura Hispánica entre los años 1948-1977
• La Tertulia Literaria Hispanoamérica. Lecturas y presentación de obras literarias entre los 1952-2005
• Archivo Rubén Darío. Poeta, escritor, periodista y diplomático nicaragüense.
• Colección “punto rojo”. Libros marcados con un punto rojo y que fueron censurados en España.

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